Seating Plan y distribución de mesas y comensales en un evento puede significar parte del éxito o fracaso de nuestra boda o celebración, con este artículo queremos darte una serie de recomendaciones para ayudarte a realizar una mejor distribución de los espacios.
El montaje y distribucion de mesas y comensales dependerá de la forma del local, dimensiones, etc., así como del tipo de evento que realicemos en el restaurante.
El primer paso es hacer un pequeño croquis (en papel cuadriculado) con la distribución inicial de las mesas.
Es básico para prepara un banquete conocer el tipo de material que se una habitualmente y sus medidas, ya que si tnemos que alquilar material nos van a ofrecer este tipo de mesas.
Las mesas que se utilizan en eventos tienen unas dimensiones mayores que las normales suelen ser redondas o rectangulares. Normalmente se calcula un espacio de 60 cm por comensal para que los clientes estén cómodos (y si los queremos apretaditos pues a 50 cm).
Las dimensiones y de las mesas utiizadas habitualmente para cátering són las siguientes.
Redonda 160 cm ( 8 personas)
Redonda 180 cm ( 10 personas)
Rectangular 200 x 90 cm (6 – 8 personas)
Rectangular 240 x 90 cm (8 – 10 personas)
Hay mesas más estrechas pero no se recomiendan para eventos (aunque en locales pequeños tambien se utilizan de 76 cm de ancho), debemos de contar que el ancho de un plato es de 22-25 cm si ponemos uno por cada lado 44-50 cm mas las copas por lo que no quedaria espacio en el centro de la mesa.
las mesas mas estrechas suelen utilizarse como mesas de apoyo en las cuales disponemos copas, vajilla, etc..
Antiguamente tambien se usaban mesas de 2 metros redondas pero ocupan mucho espacio y los comensales quedan muy lejos entre ellos para mantener una conversación.
Aunque no hemos hablado de sillas para eventos es importante que se ponga una silla cómoda debido al tiempo que se permanece sentado.
La Mesa Imperial:
Vamos a tratar de manera separada este tipo de mesa; antiguamente se denominaba ‘imperial’ a la mesa que era de grandes dimensiones (para más de 30 comensales); en la actualidad se denomina así a cualquier mesa con los extremos redondeados y los laterales rectos, es decir, su forma es rectangular pero cerrada en redondo para poder ocupar sus extremos y aprovechar todo el espacio y dimensión de la mesa.
Este tipo de mesa dicen que ofrece una ventaja adicional ya que todos los comensales tienen acompañante a derecha e izquierda, ya que no existen esquinas (aunque esto mismo pasa en las mesas redondas).
Es uno de los tipos de mesa más utilizado en eventos empresariales, institucionales y en comidas en las que se ponga una única mesa, especialmente a partir de 30 comensales.
En la mesa imperial siempre se colocan las presidencias en el centro, siguiendo el estilo francés.
Consejos generales de colocación de mesas:
En la colocación de las mesas y las sillas debemos tratar de que los comensales no les den totalmente la espalda a la mesa principal o a la atracción principal del evento.
Las mesas y las sillas deberán estar colocadas simétricamente, limpias y perfectamente equilibradas sobre sus patas.
Las sillas centradas y paralelas con los bordes de las mesas.
Respetemos 60 cm por comensal para comodidad de nuestros clientes.
Montaje de las mesas segun el tipo de servicio:
Bodas / Banquetes:
Se monta una mesa presidencial para el número de personas que previamente haya indicado el cliente.
Frente a la misma se montarán las mesas del resto de los invitados; estas pueden ser redondas o rectangulares.
Se reservará un espacio enfrente de la mesa presidencial o se le debe colocar en un lugar donde se pueda tener mejor vista.
Cóctel:
Este tipo de servicio el montaje no tiene complicaciones; pues solo se trata de montar un bar mostrador desde donde servir las bebidas.
Actualmente es habitual colocar mesas altas de 80×110 cm espaciadas por el local, tambien puede colocarse algunos taburetes (no muchos) y alguna silla sobre alguna de las paredes (Para personas con problemas de movilidad).
El servicio de comidas puede realizarse mediante camareros repartiendo los montaditos, pinchos, etc.. o bien dejando las bandejas sobre las mesas.
Comidas de Empresa / Amigos:
Este tipo de servicios se realiza con mesa corrida, en el caso de no caber en una sola línea tambien puede colocarse en forma de U.
Servicios de Lujo – MESA IMPERIAL:
Este tipo de mesa puede utilizarse desde 12 hasta 60 personas, si el salón lo permite y está muy de moda en eventos empresariales ( ver descripción de la mesa).
En determinados eventos se busca la proximidad y unidad de los comensales, la mesa imprerial nos permite igualar a las personas y colocarlas en el lugar preciso para que pasen una buena velada
Conferencias, Curso Taller, Charlas, Reuniones:
Para este tipo de eventos regularmente se necesita una mesa principal para los invitados especiales (ponentes, profesores, etc…) colocadas de frente a los participantes de la actividad.
Esta mesa debe de ser del tamaño que pida el cliente, a la relación de comensales que la presidirán. Esta mesa debe montarse generalmente con con colores y diseños en coherencia con la decoración del salón y un arreglo de flores o detalles decorativos en el centro, botellas y copas para agua .
Como preparar un seating-plan / distribución de comensales:
Actualmente disponemos de muchas herramientas on-line para estos menesteres podemos citar a www.canva.com entre una de las mejores para esta distribución de comensales.
No obstante las tendencias actuales en eventos y bodas es que el seating plan forma parte del espacio de bienvenida de los invitados en la boda por tanto ha pasado a formar parte de su decoración y sometido a las tendencias de decoración nupciales y de eventos.
El plano de mesa se utiliza habitualmente para designar el lugar específico que va a ocupar cada uno de nuestros invitados durante el banquete nupcial.
Pero además de ayudar con el protocolo del evento, el seating plan se convierte en un rincón único y decorativo; aunque como definición parezca algo sencillo (no es más que sentar a nuestros familiares y amigos en mesas), es uno de los puntos que más fricciones y quebraderos de cabeza provoca a los organizadores de los eventos.
Después de media vida en el mundo de las Telecomunicaciones, desde el 2009 mi actividad principal como CEO de Expomaquinaria; gira alrededor de la hostelería; informar a nuestros clientes y amigos mediante artículos técnicos sobre cocina industrial, extracción y ventilación con información veráz y un lenguaje lo más sencillo posible que resuelva dudas y ayude a los clientes a tomar decisiones.
